Urząd Gminy Kłoczew

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjno-gospodarczej Urzędu, prowadzenie spraw kancelaryjno-technicznych, prowadzenie spraw osobowych pracowników, spraw społeczno-administracyjnych, w szczególności:
1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu;
2) prowadzenie ewidencji korespondencji oraz wysyłanie korespondencji;
3) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu i udzielonych odpowiedzi;
4) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie – spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta,
5) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
6) prowadzenie ewidencji pieczęci oraz nadzór nad ich przechowywaniem,
7) prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
8) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem bądź kierowanie ich do właściwych pracowników merytorycznych,
9) nadzór nad utrzymywaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd i Radę,
10) prowadzenie spraw związanych z konserwacją pomieszczeń i inwentarza biurowego Urzędu;
11) przeglądy techniczne budynków i pojazdów,
12) zaopatrywanie Urzędu i Rady w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne oraz druki,
13) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, akt osobowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
14) załatwianie spraw związanych z przyjmowaniem do pracy nowo zatrudnionych pracowników, pracowników robót interwencyjnych i publicznych, oraz osób przyjmowanych do odbycia praktyk bądź stażu w Urzędzie,
15) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników,
16) przechowywanie zarządzeń Wójta,
17) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
18) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji oraz protokołowanie posiedzeń,
19) prowadzenie rejestru i przechowywanie uchwał i innych aktów prawnych Rady i komisji Rady,
20) przesyłanie uchwał Rady Gminy do organów nadzoru oraz do publikacji,
21) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
22) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem przez
Wójta zebrań, spotkań z mieszkańcami i przedstawicielami jednostek organizacyjnych Gminy,
23) współpraca z referatem zamówień publicznych, inwestycji i funduszy unijnych w zakresie przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy realizacji zamówień dotyczących funkcjonowania Rady i Urzędu,
24) nadzór administracyjny nad siecią teleinformatyczną,
25) nadzór nad prowadzeniem strony internetowej Urzędu,
26) realizacja zadań związanych z wyborami, referendami oraz ze spisami,
27) wydawanie zezwoleń na zgromadzenia publiczne,
28) przyjmowanie obwieszczeń i utrzymanie tablic ogłoszeniowych,
29) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o repatriacji w zakresie kompetencji organów Gminy,
30) współpraca z samorządem powiatowym w podejmowaniu działań na rzecz przeciwdziałania bezrobociu oraz aktywizacji lokalnego rynku pracy,
31) współpraca z Sądami i Prokuraturą w zakresie wykonywania kar ograniczenia wolności oraz prac społecznie użytecznych,
32) nadzór nad przygotowywaniem i opracowywaniem materiałów promujących Gminę, tj. informatorów, folderów, kalendarza i innych informacji oraz gadżetów promujących Gminę,
33) nadzór nad organizowaniem i uczestnictwo w imprezach promujących Gminę (targi, festyny, wystawy, konferencje, seminaria),
34) nadzór nad współpracą krajową i zagraniczną z jednostkami samorządu terytorialnego oraz podmiotami gospodarczymi w zakresie promocji Gminy,
35) prowadzenie rejestru placówek kultury,
36) współdziałanie z zakładami opieki zdrowotnej w sprawie monitorowania stanu zdrowia mieszkańców Gminy oraz potrzeb w zakresie organizacji opieki lekarskiej oraz opracowywania programów profilaktyki i promocji zdrowia,
37) wykonywanie czynności administracyjnych wynikających z zadań Gminy na rzecz zwalczania gruźlicy i chorób zakaźnych oraz współpraca w tym zakresie ze służbą zdrowia i właściwym Inspektorem Sanitarnym,
38) prowadzenie spraw z zakresu sportu i rekreacji należących do zadań Gminy; prowadzenie całokształtu spraw związanych z organizacją imprez masowych i wydawaniem stosownych zezwoleń,
39) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznych,
40) koordynowanie spraw i ewidencjonowanie dokumentów związanych z kontrolą wewnętrzną,
41) nadzór nad współpracą z organizacjami pozarządowymi,
42) przygotowywanie dokumentów i decyzji administracyjnych w zakresie wydawania cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
43) prowadzenie spraw związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
44) realizacja zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony,
45) realizacja zadań związanych z planowaniem obronnym i operacyjnym,
46) opracowywanie dokumentów planistycznych i ustalanie zadań w zakresie obrony cywilnej i ochrony ludności,
47) tworzenie formacji obrony cywilnej;
48) przygotowanie i zapewnianie działania elementów systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania,
49) opracowanie i aktualizacja planu obrony cywilnej gminy oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej instytucji i jednostek organizacyjnych działających na terenie Gminy,
50) planowanie, organizowanie i prowadzenie szkolenia formacji obrony cywilnej oraz w zakresie powszechnej samoobrony ludności,
51) opracowywanie dokumentacji potrzebnej do przeprowadzenia procesu ewakuacji (przyjęcia) ludności,
52) planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki OC oraz zapewnienie odpowiednich warunków jego magazynowania, konserwacji i eksploatacji,
53) zbieranie i kompletowanie danych o nieruchomościach i usługach, które mogą być przedmiotem świadczeń osobistych i rzeczowych,
54) przyjmowanie i realizacja wniosków na świadczenia osobiste i doraźne świadczenia rzeczowe przewidziane do wykonania w czasie pokoju, jak również na świadczenia osobiste oraz doraźne i etatowe świadczenia rzeczowe przewidziane do wykonania w czasie ogłoszenia mobilizacji lub wybuchu wojny, a także opracowywanie rocznych planów tych świadczeń,
55) nakładanie świadczeń osobistych oraz etatowych i doraźnych świadczeń rzeczowych dla potrzeb Sił Zbrojnych, jednostek przewidzianych do militaryzacji oraz innych jednostek wykonujących zadania w zakresie obrony,
56) wystawiane wezwań do wykonania świadczeń osobistych oraz etatowych i doraźnych świadczeń rzeczowych,
57) określanie i analizowanie zagrożeń występujących na terenie Gminy, zarówno ze strony sił przyrody, jak i niesionych przez rozwój cywilizacyjny człowieka,
58) monitorowanie zagrożeń, ostrzeganie i alarmowanie ludności,
59) koordynacja działań ratowniczych i porządkowo-ochronnych,
60) realizowanie procesów decyzyjnych w sytuacjach kryzysowych,
61) współpraca z jednostkami rządowymi, pozarządowymi i organizacjami społecznymi w zakresie zadań obrony cywilnej, ochrony ludności i przeciwdziałania nadzwyczajnym zagrożeniom,
62) opracowywanie i aktualizacja planu ochrony Urzędu oraz regulaminu organizacyjnego Urzędu na czas wojny,
63) opracowywanie i aktualizacja zestawów zadań obronnych dla Urzędu, przewidzianych do realizacji w poszczególnych okresach gotowości obronnej;
64) prowadzenie spraw z zakresu akcji kurierskiej,
65) przyjmowanie i weryfikacja deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi od właścicieli nieruchomości,
66) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie.
67) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji składników majątkowych Gminy i jej jednostek organizacyjnych oraz rozliczanie inwentaryzacji,
68) gospodarka środkami trwałymi w zakresie przekazania, likwidacji, sprzedaży.